Verhaltensrichtlinien des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V.

Fassung vom 25.03.2024

Inhaltsverzeichnis

• 1. Verhaltensrichtlinien zur Integrität in der Verbandsarbeit
• 2. Umgang miteinander
  • 2.1 Kultur der Wertschätzung und des Respekts
  • 2.2 Grundlage unseres Handelns
• 3. Verhalten im Geschäftsverkehr
  • 3.1 Interessenkonflikte
  • 3.2 Geschenke und sonstige Zuwendungen
  • 3.3 Einladungen
  • 3.4 Interessenvertretung
  • 3.5 Spenden
  • 3.6 Sponsoring
  • 3.7 Umgang mit öffentlicher Förderung
  • 3.8 Stakeholder-Beteiligung
  • 3.9 Honorare
  • 3.10 Umgang mit Ressourcen
    • 3.10.1 Umgang mit Verbandseigentum und Material
    • 3.10.2 Herkunft und Verwendung finanzieller Ressourcen
    • 3.10.3 Geistiges Eigentum / Know-how / Vertraulichkeit
• 4. Rahmen
  • 4.1 Verfahren
  • 4.2 Vertrauensperson (Good-Governance-Beauftragte/r)
  • 4.3 Ombudsstelle
  • 4.4 Datenschutz

1. Verhaltensrichtlinien zur Integrität in der Verbandsarbeit

Die vorliegenden Verhaltensrichtlinien richten sich gleichermaßen an die ehrenamtlichen Funktionsträger/innen im Vorstand sowie an die Mitarbeiter/innen, insbesondere die Geschäftsführung der eingegliederten Spartenverbände, des Verbands der Züchter des Oldenburger Pferdes e.V. und des Springpferdezuchtverbandes Oldenburg-International sowie der ebenfalls dem Dachverband angehörenden Oldenburger Pferde-Vermarktungs GmbH.

Ein Großteil der Richtlinien hat generelle Gültigkeit; bei einigen Richtlinien gilt es jedoch, zwischen Haupt- und Ehrenamt zu unterscheiden. Wenn eine solche Unterscheidung notwendig ist, ist sie im Folgenden konkret beschrieben und erläutert.

2. Umgang miteinander

2.1 Kultur der Wertschätzung und des Respekts

Das Ansehen und die Wertschätzung des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. werden wesentlich durch das Verhalten und Auftreten seiner haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeiter/innen geprägt. Deshalb ist ein respektvoller, fairer und sachorientierter Umgang untereinander und gegenüber Dritten von großer Bedeutung für die Verbandskultur nach innen und die Reputation nach außen.

2.2 Grundlage unseres Handelns

Die Mitarbeiter/innen in Führungspositionen tragen eine besondere Verantwortung. Sie halten sich an geltendes Recht, an die Satzung als Verfassung des Verbandes sowie an weitere Richtlinien und Vorschriften und beachten den Grundsatz parteipolitischer Neutralität.

Ihr Handeln ist gekennzeichnet durch freundlichen und verbindlichen Umgang, Leistung, Offenheit und soziale Kompetenz. Sie vertrauen ihren Mitarbeiter/innen und gestatten ihnen — soweit möglich — Eigenverantwortung und Freiraum in ihrer Arbeit. Dies schließt angemessene Fachaufsicht nicht aus.

Ehrenamtliche Funktionsträger/innen sowie hauptamtliche Mitarbeiter/innen halten sich an das geltende Recht und beachten die schriftlichen wie ungeschriebenen Richtlinien und Vorschriften des Verbands.

3. Verhalten im Geschäftsverkehr

3.1 Interessenkonflikte

Ehrenamtliche Funktionsträger/innen sowie hauptamtliche Mitarbeiter/innen treffen ihre Entscheidungen für den Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. ohne sachfremde Überlegungen, d. h. ohne persönliche Interessen oder Vorteile. Bereits der Verdacht sachfremder Erwägungen ist zu vermeiden.

Dies bedeutet:

• a) Wenn bei einer konkreten Aufgabe oder Entscheidung persönliche Interessen, gleich welcher Art, berührt werden können, ist dies unverzüglich anzuzeigen und zu klären, ob eine Teilnahme an der Beratung und Entscheidung möglich ist bzw. die Aufgabe einer anderen Person zu übertragen ist.
• b) Anzuzeigen sind ebenfalls persönliche Beziehungen, die über die im Reitsport übliche Verbundenheit hinausgehen, sowie persönliche Interessen, die in Zusammenhang mit Mitgliedsorganisationen, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder sonstigen Geschäftspartnern des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. stehen und zu einem Interessenkonflikt im Einzelfall führen können.
• c) Ehrenamtliche Funktionsträger/innen sowie hauptamtliche Mitarbeiter/innen unterlassen alle Maßnahmen, insbesondere private bzw. eigene berufliche Geschäfte, die den Interessen des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. entgegenstehen oder Entscheidungen bzw. die Tätigkeit für den Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. beeinflussen können.

3.2 Geschenke und sonstige Zuwendungen

Ehrenamtliche Funktionsträger/innen sowie hauptamtliche Mitarbeiter/innen müssen jeden Anschein vermeiden, im Rahmen ihrer Tätigkeit für den Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. für persönliche Vorteile empfänglich zu sein. Geschenke und sonstige Zuwendungen, die in Zusammenhang mit der jeweiligen Aufgabe im Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. stehen bzw. stehen können, dürfen daher nur im vorgegebenen Rahmen und in transparenter Weise angenommen oder gewährt werden.

Dies bedeutet:

• a) Ehrenamtliche Funktionsträger/innen sowie hauptamtliche Mitarbeiter/innen dürfen Geschenke von Mitgliedern, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder sonstigen Geschäftspartnern des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. nur im Rahmen des sozial angemessenen annehmen.
• b) Als Richtwert zur Beurteilung, ob ein persönliches Geschenk als sozial angemessen gilt, kann ein Geldwert gemäß § 8 Abs. 2 EStG (Sachbezugsfreigrenze für einkommensteuerfreie Zuwendungen) herangezogen werden (Stand: September 2018: 44 EUR). Bei mehrfachen Zuwendungen innerhalb desselben Jahres gilt eine Gesamtgrenze von 528,00 EUR.
• c) Wird das Geschenk als Vertreter/in des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. entgegengenommen, ist dieses nach Erhalt dem Vorstand des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. zu übergeben.
• d) Persönliche Geschenke auf internationaler Ebene, deren Ablehnung aufgrund der Situation unhöflich wäre, können in Ausnahmefällen angenommen und müssen nach Erhalt dem Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. übergeben werden.
• e) Als Zuwendung gilt auch die Gewährung von Rabatten oder anderen Vergünstigungen.
• f) Das Annehmen von Zuwendungen in Form von (Bar-)Geldgeschenken ist ausnahmslos untersagt, ebenso das Fordern eines Geschenks oder sonstiger Vorteile.
• g) Wenn ehrenamtliche Funktionsträger/innen sowie die hauptamtlichen Mitarbeiter/innen des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. von Mitgliedern, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern Waren oder Dienstleistungen für private Zwecke beziehen, ist dies privat im üblichen geschäftlichen Rahmen abzuwickeln und der marktübliche Preis zu bezahlen.
• h) Den Mitarbeiter/innen des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. ist es ohne ausdrückliche Erlaubnis des Vorstands untersagt, für die Vermittlung von Geschäften jeder Art im Zusammenhang mit der Ausübung ihres Amtes bzw. ihrer Tätigkeit für sich oder nahestehende Personen Provisionszahlungen anzunehmen oder sich solche versprechen zu lassen.

3.3 Einladungen

Einladungen von Dritten dürfen nur im vorgegebenen Rahmen in transparenter Weise angenommen werden. Bei Einladungen zu Veranstaltungen ist zwischen Dienst- bzw. Repräsentationsterminen und Einladungen mit (überwiegendem) Freizeitwert zu unterscheiden. Letztere sind dem jeweils vorgesetzten Funktionsträger/in des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. anzuzeigen und im Zweifelsfall abzulehnen.

Dies bedeutet:

• a) Ehrenamtliche Funktionsträger/innen sowie hauptamtliche Mitarbeiter/innen dürfen Einladungen zum Essen oder zu Veranstaltungen von Mitgliedern, sonstigen Sportverbänden, Kunden, Lieferanten, Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern des Verbands und seiner Töchter nur annehmen, wenn dies einem berechtigten geschäftlichen bzw. dienstlichen Zweck dient und die Einladung freiwillig erfolgt.
• b) Einladungen zu sonstigen kulturellen, sportlichen oder ähnlichen Veranstaltungen sind, soweit sie nicht ausschließlich privater Natur sind, anzuzeigen. Ein Vertreter des Gastgebers sollte anwesend sein, um den geschäftlichen Zweck sicherzustellen.
• c) Einladungen jeglicher Art müssen angemessen sein und im Rahmen der üblichen Zusammenarbeit stattfinden (z. B. Essen und Getränke während einer Sitzung oder eines Seminars, ein Empfang im Anschluss an eine Veranstaltung). Entscheidend ist stets, dass die Einladung einem Geschäftszweck oder der Repräsentation dient und der Eindruck einer unzulässigen Beeinflussung ausgeschlossen ist.
• d) Über den Besuch von wiederkehrenden Veranstaltungen, die Teilnahme an üblichen Besprechungen und vergleichbaren dienstlichen Terminen mit jeweils entsprechender Bewirtung kann nach Absprache pauschal informiert werden; die jeweilige Reisegenehmigung bzw. Reisekostenabrechnung kann als Information ausreichen.
• e) Soweit es erkennbar um höherwertige Bewirtungen oder Einladungen geht, muss immer im Vorfeld eine Genehmigung eingeholt werden.
• f) Generell sind häufige Einladungen durch denselben Kunden, Mitglied, Lieferanten, Dienstleister oder sonstigen Geschäftspartner kritisch zu sehen und nur im Ausnahmefall sowie nach entsprechender Genehmigung zulässig.

3.4 Interessenvertretung

Ehrenamtliche Funktionsträger/innen sowie hauptamtliche Mitarbeiter/innen vertreten die Interessen des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. in transparenter und verantwortlicher Weise und unterlassen unzulässige Vorteilsgewährungen an Dritte.

Dies bedeutet:

• a) Die vorgenannten Regelungen zu „Geschenke und sonstige Zuwendungen“ und „Einladungen“ gelten entsprechend für Zuwendungen und Einladungen, die der Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. bzw. dessen Vertreter/innen gegenüber Repräsentanten von Politik und Verwaltung, Mitgliedern, sonstigen Verbänden, Kunden, Lieferanten/Dienstleistern oder anderen Geschäftspartnern gewähren.
• b) Insbesondere Mandatsträger/innen, Amtsträger/innen, dem öffentlichen Dienst besonders Verpflichtete sowie Mitarbeiter/innen von Abgeordneten und Fraktionen oder Personen in vergleichbaren Funktionen anderer Nationen dürfen nur zu Informationsveranstaltungen oder zur Repräsentation (z. B. bei Sport- oder Zuchtveranstaltungen) mit jeweils angemessener und sozialadäquater Bewirtung eingeladen werden. Die Mitnahme von Begleitpersonen ist ebenso wenig zulässig wie Einladungen zu Unterhaltungs- oder Freizeitprogrammen, soweit diese nicht rechtmäßig und sozialadäquat Bestandteil der Information sind. Jeglicher Eindruck einer unzulässigen Beeinflussung ist auszuschließen.

3.5 Spenden

Definition: Spenden sind Geld- und Sachzuwendungen, die von einer Person oder einem Unternehmen freiwillig und unentgeltlich zur Förderung spendenbegünstigter Zwecke geleistet werden, ohne dass eine Gegenleistung erfolgt.

• a) Spenden sowie andere Zuwendungen ohne Gegenleistung, die der Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. an Dritte gewährt, sind zu dokumentieren. Spenden müssen transparent und nachvollziehbar sein. Der Empfänger der Spende muss dem Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. bekannt sein. Als Spendenempfänger kommen insbesondere Einrichtungen in Betracht, die als gemeinnützig anerkannt sind oder durch besondere Regelungen zur Annahme von Spenden befugt sind.

(Geld-)Spenden sollen steuerlich abzugsfähig sein und in einer Form gewährt werden, die die steuerliche Abzugsfähigkeit sicherstellt (z. B. durch Spendenbescheinigung). Spendenzahlungen auf Privatkonten sind grundsätzlich nicht möglich.

• b) Eingehende (Geld-)Spenden sind unabhängig von der jeweiligen Höhe immer zu quittieren und zu dokumentieren.

Spendenmittel werden so verwendet, dass die satzungsgemäßen Zwecke unter Beachtung wirtschaftlicher Gesichtspunkte bei größtmöglicher Wirksamkeit und Sparsamkeit erreicht werden. Über die Verwendung von Spenden entscheidet der Vorstand. Bei einer Zweckbindung durch den Spender ist diese einzuhalten. Die allgemeinen Bestimmungen des Gemeinnützigkeitsrechts sind dabei ebenso zu berücksichtigen wie die Erstattungsregelungen des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V.

3.6 Sponsoring

Definition: Sponsoring ist die Zuwendung von Geld bzw. geldwerten Sach- oder Dienstleistungen durch eine juristische oder natürliche Person mit wirtschaftlichen Interessen, die neben dem Motiv der Förderung des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. auch andere Interessen verfolgt. Sponsoring basiert, im Gegensatz zur Spende, auf dem Prinzip von Leistung und Gegenleistung.

• a) Zur besseren Transparenz und Kontrolle der Sponsoringentscheidungen des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. ist jede Vereinbarung über eine Sponsoringleistung in einem schriftlichen Vertrag festzuhalten, der insbesondere Art und Umfang der Leistungen des Sponsors und des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. regelt.
• b) Der Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. darf keine Sponsoringverträge eingehen, wenn diese den ethischen Grundvorstellungen widersprechen. Besondere Vorsicht ist insbesondere bei der Zusammenarbeit mit Unternehmen geboten, die Produkte herstellen oder vertreiben wie z. B.:

• pharmazeutische Produkte mit verbotenen Wirkstoffen (z. B. gemäß den jeweiligen Listen der WADA, FEI oder FN),
• Tabakprodukte,
• hochprozentige alkoholische Getränke,
• Angebote und Produkte, deren Vertrieb an Personen unter 18 Jahren gesetzlich eingeschränkt ist (z. B. durch das Jugendschutzrecht),
• Waffen,
• Anbieter von Sportwetten und vergleichbare Angebote.

• c) Sponsoring ist unzulässig, wenn durch die Zuwendung die Entscheidungsfreiheit des Gesponserten gefährdet wird. Die Gewährung von Sponsoringleistungen darf keinen Einfluss auf Entscheidungen des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. haben, insbesondere nicht auf Vertragsabschlüsse, Auktionsabwicklungen oder Schiedsgerichtsentscheidungen.
• d) Bestehende Sponsoringverträge werden regelmäßig überprüft, um die Gefahr von Abhängigkeitsverhältnissen zu minimieren.

3.7 Umgang mit öffentlicher Förderung

Zuwendungen, die dem Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. seitens öffentlicher Gebietskörperschaften (Stadt, Land, Bund) gewährt werden, sind gemäß den Bestimmungen der jeweiligen Zuwendungsbescheide sowie den darin festgesetzten allgemeinen und besonderen Nebenbestimmungen und unter Beachtung sonstiger zuwendungsrechtlicher Regelungen zu bewirtschaften.

3.8 Stakeholder-Beteiligung

Der Verband und seine Töchter bekennen sich zu einer nachhaltigen, verantwortungsvollen und transparenten Ausrichtung ihres Handelns.

Die internen und externen Gruppen des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V., sogenannte „Stakeholder“, sind Gruppen und Einzelpersonen, die Einfluss auf das Verbandshandeln nehmen oder durch die Umsetzung der Verbandsziele betroffen sind.

• a) Ziel ist es, den offenen Dialog mit Stakeholdern zu intensivieren, um so ein besseres Verständnis für die jeweiligen Anliegen und Erwartungen an den Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. zu erhalten, aber auch die Ziele, Beweggründe und Handlungsnotwendigkeiten des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. besser zu kommunizieren.
• b) Um einen fairen Dialog mit den Stakeholdern zu gewährleisten, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt werden:

• Fairness und Zuverlässigkeit: Zusagen und Absprachen sind einzuhalten. Sollten sich grundlegende Änderungen der Rahmenbedingungen oder neue Sachverhalte ergeben, ist dies darzulegen.
• Transparenz: Es müssen von beiden Seiten vollständige und aktuelle Informationen übermittelt werden.
• Frühzeitigkeit und Regelmäßigkeit: Sich abzeichnende Neuerungen werden den tangierten Stakeholdern so früh wie möglich zugänglich gemacht.

• c) Zu Beginn der Stakeholderbeteiligung sind der vorgesehene Charakter (reine Information, Dialog, Beratung oder weitergehende Partizipation), die Rahmenbedingungen des Austauschs und die verfolgten Ziele von beiden Seiten klar zu definieren.
• d) Relevante Erkenntnisse und Ergebnisse des Stakeholder-Dialogs werden in die strategischen Entscheidungen des Vorstands einfließen. Die grundsätzliche Entscheidungsverantwortung verbleibt bei den Organen des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V.
• e) Der Dialog findet seine Grenzen in berechtigten geschäftlichen Interessen, den Rechten Dritter oder der Behinderung eines noch nicht abgeschlossenen, verbandsinternen Diskussions- und Entscheidungsprozesses. Der Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. achtet darauf, dass keine Informationen an Stakeholder gegeben werden, die aufgrund gesetzlicher oder verbandsinterner Regularien zunächst anderen Teilen oder Organen des Verbandes vorgelegt werden müssen.

3.9 Honorare

Zum Umgang mit Honorareinnahmen von ehrenamtlichen Funktionsträger/innen und hauptamtlichen Mitarbeiter/innen, z. B. für die Erstellung von Gutachten, das Halten von Vorträgen oder die Teilnahme an Diskussionsveranstaltungen oder Foren, gilt Folgendes:

• a) Falls die Tätigkeit im Dienste des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. erfolgt, d. h. wenn die/der Leistende klar und eindeutig im Rahmen ihrer/seiner ehrenamtlichen Funktion bzw. ihrer/seiner hauptamtlichen Stelle für den Verband tätig wird, stellt der Verband (als Leistungserbringer) der Organisation, in deren Auftrag die Tätigkeit erfolgt, über die Buchhaltung eine Honorarrechnung für die erbrachten Leistungen. Aufgrund des erfolgten Leistungsaustauschs kann diese Organisation keinen Anspruch auf Erteilung einer Spendenquittung erheben.

Kennzeichnend für eine Tätigkeit im Dienste des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. sind insbesondere:

• Veranlassung durch eine weisungsbefugte Stelle
• Veranlassung per Vorstandsbeschluss
• Stellung eines Antrags auf Dienstreisegenehmigung
• Stellung eines Antrags auf Reisekostenerstattung
• Zeiterfassung betreffend der (vorbereitenden) Aktivitäten erfolgt als Dienstzeit
• Tätigwerden erfolgt kraft Innehabens eines Verbandsamtes
• Akquisition bzw. Einladung erfolgt im Rahmen einer Tätigkeit für den Verband

• b) Falls die Tätigkeit der Privatsphäre der handelnden Person zuzuordnen ist, d. h. wenn die/der Leistende klar und eindeutig außerhalb ihrer/seiner ehren- oder hauptamtlichen Tätigkeit für den Verband tätig wird, stellt die Privatperson (als Leistungserbringer) der Organisation, in deren Auftrag die Tätigkeit erfolgt, für die erbrachten Leistungen eine Honorarnote auf eigenen Namen und vereinnahmt die zugehörige Zahlung als persönliche Einkünfte. Die ordnungsgemäße steuerliche Deklarierung liegt in der Verantwortung der handelnden Person.

Kennzeichnend für die Zuordnung einer Tätigkeit zur Privatsphäre sind bei hauptamtlichen Mitarbeiter/innen insbesondere:

• Anzeige der Tätigkeit als Nebentätigkeit bei der Geschäftsführung bzw. beim Vorstand
• Leistungserbringung und -vorbereitung erfolgen außerhalb der Dienstzeit
• Stellung eines diesbezüglichen Urlaubs- bzw. Gleitzeitantrages
• Akquisition bzw. Einladung erfolgt im Privatbereich

3.10 Umgang mit Ressourcen

3.10.1 Umgang mit Verbandseigentum und Material

• Ehrenamtliche Funktionsträger/innen sowie hauptamtliche Mitarbeiter/innen gehen umsichtig und sorgsam mit verbandseigenen Mitteln um.
• Zu den verbandseigenen Mitteln zählen sowohl materielles Eigentum (z. B. Büroausstattung, Computersysteme und -ausrüstung, Inventar, ggf. Sportgeräte, Werkzeug) als auch geistiges Eigentum (z. B. aufgezeichnete Daten, Geschäftsgeheimnisse, spezifisches Know-how des Verbands und seiner Töchter).
• Schäden am Verbandseigentum sind unverzüglich anzuzeigen; die Beschaffung von Ersatz ist abzuklären.
• Verbandseigene Mittel dürfen nur für tätigkeitsrelevante Zwecke verwendet und nicht an Dritte weitergegeben werden.
• Software darf nur entsprechend der Lizenzbestimmungen eingesetzt werden. Alle Zugangsdaten, etwa für einen dienstlichen Account bei einem sozialen Netzwerk, und Registrierungscodes sind Eigentum des Verbandes.
• Ehrenamtliche Funktionsträger/innen sowie hauptamtliche Mitarbeiter/innen beachten die Einhaltung ggf. bestehender verbandsinterner Vorgaben und Richtlinien, z. B. zur (privaten) Nutzung von Internet, E-Mail, (Mobil-)Telefonen, Laptops/Tablets sowie Pooloder Leasingfahrzeugen.

3.10.2 Herkunft und Verwendung finanzieller Ressourcen

Bei der Herkunft und der Verwendung von finanziellen Ressourcen gilt für Ehrenamtliche sowie hauptamtliche Mitarbeiter/innen Folgendes zu beachten:

• Sollte der Verdacht bestehen, dass Gelder aus illegaler Herkunft stammen oder die Integrität der Organisation bzw. der Person, die die finanziellen Ressourcen bereitstellt, in Frage steht, ist dies unverzüglich anzuzeigen.
• Der Verband und seine Töchter regeln im Rahmen der Geschäftsführerverträge und durch Anweisungen des Vorstands die Unterschriftsbefugnisse zur Unterzeichnung von Verträgen, Aufträgen und Zahlungsanweisungen, die Ablauforganisation im Zahlungsverkehr (VierAugen-Prinzip), die Standards für die Abwicklung von Zuwendungsverfahren sowie die Vorgaben für die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen (z. B. die Wertgrenze für freihändige Vergaben, die Pflicht zur Einholung einer Mindestanzahl von Angeboten, die Pflicht zur Durchführung öffentlicher Ausschreibungen).

3.10.3 Geistiges Eigentum / Know-how / Vertraulichkeit

Entsprechend den im Arbeitsvertrag für hauptamtliche Mitarbeiter/innen festgelegten Verpflichtungen zur Vertraulichkeit und Verschwiegenheit gilt Folgendes auch für die ehrenamtlichen Funktionsträger/innen:

• Über alle Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse sowie während der Amtszeit bekannt gewordenen und vom Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. als vertraulich ausgewiesenen Angelegenheiten ist während der Dauer der Amtszeit Stillschweigen zu bewahren, bis diese Angelegenheiten erkennbar allgemein bekannt geworden sind. Diese Schweigepflicht erstreckt sich auch auf Angelegenheiten anderer Organisationen, mit denen der Verband wirtschaftlich oder organisatorisch verbunden ist.
• Nach Beendigung der Amtszeit besteht ggf. die Verpflichtung zur Verschwiegenheit hinsichtlich einiger Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse fort.
• Alle den Verband und seine Interessen betreffenden Briefe, Telefaxe sowie ausgedruckte E-Mails sind ohne Rücksicht auf den Adressaten ebenso wie alle sonstigen Geschäftsstücke, Zeichnungen, Notizen, Bücher, Muster, Material usw. auf Aufforderung bzw. bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses unverzüglich zurückzugeben. Zurückbehaltungsrechte sind ausgeschlossen. Gleiches gilt beim Wechsel im Vorstand. Der alte Vorstand hat dem neuen Vorstand alle vorgenannten Unterlagen bei Amtsende zu übergeben.
• Vom Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. als vertraulich und geheim zu haltende Schriftstücke, Zeichnungen usw. sind unter dem vorgeschriebenen Verschluss zu halten.

3.10.4 Provisionen / Geschäftsbeziehungen von Vorstandsmitgliedern

Die ehrenamtlichen Mitglieder des Vorstands sind nicht berechtigt, Provisionen für Vermittlungstätigkeiten vom Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. zu beziehen. Zudem soll ein Vorstandsmitglied nicht in Geschäftsbeziehung mit dem Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. stehen. Ausgenommen davon sind Geschäftsbeziehungen im Rahmen üblicher züchterischer Tätigkeit, z. B. der Verkauf eigener Zuchtprodukte über die Auktion der Oldenburger Pferde-Vermarktungs GmbH und ähnliche Vorgänge.

4. Rahmen

4.1 Verfahren

In Fällen, in denen die Prävention nicht ausreichend war und Verstöße gegen GoodGovernance-Regularien des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. vorliegen oder Verdachtsmomente hierfür bestehen, muss es ein klar definiertes Meldungs- und Untersuchungsverfahren sowie ein Entscheidungsmanagement geben.

a) Meldung von Verstößen

Jede/r hauptamtliche Mitarbeiter/in und jede/r ehrenamtliche Funktionsträger/in ist aufgefordert, im Zusammenhang mit der Einhaltung aller Good-Governance-Regularien Fragen zu stellen, um Rat zu bitten, vermutete Verstöße zu melden und Bedenken hinsichtlich der Einhaltung der Verhaltensrichtlinien zur Integrität in der Verbandsarbeit anzusprechen.

Wer weiß oder Anhaltspunkte dafür hat, dass ein/e hauptamtliche/r Mitarbeiter/in oder ehrenamtliche/r Funktionsträger/in an einer Pflichtverletzung beteiligt ist oder dessen/deren Verhalten im Widerspruch zu den Good-Governance-Regularien steht, ist aufgefordert — falls ein konkretes Ansprechen dieser Person aus einem Grund nicht möglich erscheint — die Informationen an folgende Stellen zu melden:

• den/die Vorgesetzte/n
• den Vorstand
• den/die Vorsitzende/n des betroffenen Gremiums
• den/die Good-Governance-Beauftragte/n des Verbands

Eine Meldung kann schriftlich oder mündlich erfolgen. Die angerufene Stelle wird diese Informationen — unter Berücksichtigung aller Interessen der Beteiligten — sorgsam und, sofern dies im Hinblick auf die zu treffende Entscheidung möglich ist, vertraulich behandeln.

Der/die Meldende wird wegen der Meldung keine Nachteile erleiden, unabhängig davon, ob sich die Informationen letztlich als wahr erweisen oder nicht, es sei denn, es liegt eine vorsätzlich oder grob fahrlässig falsche Anschuldigung vor.

b) Vorgehen bei Meldungen

Die Stelle, bei der die Meldung eingegangen ist, leitet diese zur weiteren Bearbeitung in jedem Fall an den Vorstand weiter. Dieser wird daraufhin:

• die Informationen bewerten,
• den Sachverhalt ermitteln und prüfen,
• ggf. fachlichen Rat einholen (z. B. den Betriebsrat anhören),
• ggf. die Beteiligten anhören,
• die Ergebnisse dieser Untersuchung mit einer Entscheidungsempfehlung an die zuständige Entscheidungsinstanz weiterleiten,
• den/die Good-Governance-Beauftragte/n über den Sachstand informieren und hinzuziehen,
• den/die Hinweisgeber/in informieren.

Hat eine Meldung das Verhalten eines Vorstandsmitglieds zum Gegenstand, werden die Untersuchungen durch den Good-Governance-Beauftragten geleitet.

c) Entscheidungsinstanzen

Die Entscheidungsinstanzen sind in der Rechts- und Verfahrensordnung des Verbands geregelt.

4.2 Vertrauensperson (Good-Governance-Beauftragte/r)

Der Verband benennt eine ehrenamtlich tätige Vertrauensperson als Good-GovernanceBeauftragte/n. Diese Person soll von der Delegiertenversammlung gewählt werden. Provisorisch kann der Vorstand vor der ersten Delegiertenversammlung einen GoodGovernance-Beauftragten bestimmen.

Der Good-Governance-Beauftragte soll grundsätzlich keine weitere Funktion innerhalb des Verbands innehaben und muss unabhängig sein. Insbesondere soll er/sie kein Vorstandsamt innehaben oder eine haupt- oder nebenberufliche Tätigkeit für den Oldenburger Pferdezuchtverband e.V. ausüben. Die Ausübung eines Amtes auf Körbezirksebene steht der Tätigkeit als Good-Governance-Beauftragte/r nicht entgegen.

Die Vertrauensperson hat neben einer präventiv-beratenden Funktion für alle Mitarbeiter/innen und Funktionsträger/innen (z. B. bei potenziellen Interessenkonflikten) im Falle der Anrufung weitere Aufgaben und Befugnisse:

• Prüfung möglicher Verstöße
• Bewertung der Relevanz
• Abgabe von Empfehlungen an das zuständige Entscheidungsgremium bezüglich der weiteren Vorgehensweise

Er/sie besitzt zudem ein Initiativrecht, wenn er/sie nicht direkt angerufen wird, aber von externen Stellen Kenntnis von möglichen Vorfällen erlangt.

Der/die Good-GovernanceBeauftragte ist zuständig bei Regelverstößen von Präsidiums- und Vorstandsmitgliedern (Untersuchung, Aufarbeitung).

Er/sie übt seine/ihre Tätigkeit ehrenamtlich und ohne Aufwandsentschädigung aus. Nachgewiesene Auslagen werden vom Verband erstattet.

Der Good-Governance-Beauftragte legt einmal jährlich im Rahmen der Delegiertenversammlung einen Bericht vor, der Auskunft darüber gibt, ob den Regeln dieses Kodexes im Berichtsjahr entsprochen wurde.

4.3 Ombudsstelle

(Platzhalter: Bei Bedarf kann hier ein Verfahren oder Ansprechpartner für eine externe Ombudsstelle ergänzt werden.)

4.4 Datenschutz

Neben der Beachtung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), der DatenschutzGrundverordnung (DSGVO) und der Datenschutzordnung des Verbands und seiner Töchter gelten für ehrenamtliche Funktionsträger/innen sowie hauptamtliche Mitarbeiter/innen folgende Richtlinien:

• a) In Unterlagen werden keine Daten aufgenommen, die nach der Organisation der Arbeit und der jeweiligen Zuständigkeit nicht gebraucht werden.
• b) Innerhalb des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. werden mündliche oder schriftliche Auskünfte nur an eindeutig Berechtigte herausgegeben.
• c) An Stellen außerhalb des Oldenburger Pferdezuchtverbandes e.V. werden keine mündlichen Auskünfte über Daten einzelner Personen herausgegeben, es sei denn, es bestehen besondere Anweisungen hierzu. Eine solche besondere Anweisung kann z. B. für den Verkehr mit Versicherungsträgern oder dem Finanzamt bestehen.
• d) Schriftliche Mitteilungen mit Daten einzelner Personen an Stellen außerhalb des Verbands sind grundsätzlich als offizielle Schreiben mit Unterschrift vorzusehen. Handelt es sich um Daten von Mitarbeiter/innen, bearbeitet der jeweilige Geschäftsführer diese Mitteilung.
• e) Bei Auskunftsersuchen von Betroffenen, die über die am Arbeitsplatz üblichen Routineanfragen hinausgehen oder bei denen erkennbar ist, dass es sich um Auskunftsersuchen nach dem BDSG/DSGVO handelt, ist der/die jeweilige Vorgesetzte/n oder der Datenschutzbeauftragte mit einzubeziehen. Diese werden veranlassen, dass die Auskunft dem Gesetz entsprechend gegeben wird.
• f) Unterlagen sind sowohl während als auch außerhalb der Arbeitszeit so aufzubewahren, dass sie für Unberechtigte nicht zugänglich sind. Es ist sicherzustellen, dass nicht mehr benötigte Unterlagen kontrolliert vernichtet werden, d. h. zerkleinert oder unkenntlich gemacht werden, sodass sie durch Unbefugte nicht rekonstruiert werden können; sie dürfen dann dem allgemeinen Abfall zugeführt werden. Nicht benötigte Adressetiketten und vergleichbare Karteikarten sind, wenn sie in größerer Anzahl anfallen, dem Sondermüll zuzuführen.
• g) In Zweifelsfällen ist der/die jeweilige Vorgesetzte/n, der/die Datenschutzbeauftragte oder — wenn es Daten von Mitarbeiter/innen betrifft — der Vorstand der zuständige Ansprechpartner.